Moeite met delegeren: 7 tips

"Ach, ik doe het zelf wel, dan weet ik zeker dat het goed gaat." Klinkt dat bekend? Je weet dat delegeren je werkdruk kan verlichten, maar tóch blijf je die taken naar jezelf toetrekken. Waarom is dat zo moeilijk? En belangrijker: hoe leer je het wél te doen?

Hier zijn 7 praktische en verrassend eenvoudige tips om het delegeren onder de knie te krijgen.

Waarom is delegeren zo moeilijk?

Delegeren gaat niet alleen over een taak doorschuiven. Het raakt iets veel diepers: je gevoel van verantwoordelijkheid, controle, en misschien zelfs je eigenwaarde. Dit zijn de meest voorkomende redenen waarom delegeren een uitdaging is:

1. Je denkt dat je onmisbaar bent.
   "Niemand kan dit zo goed als ik." Een veelgehoorde gedachte die vaak voortkomt uit perfectionisme. Je vertrouwt erop dat jouw manier de enige juiste is, en dat maakt loslaten lastig.

2. Angst voor fouten.
   Wat als het misgaat? Als je iemand anders een taak geeft en het niet goed wordt uitgevoerd, denk je dat de gevolgen uiteindelijk tóch op jouw schouders terechtkomen (lees ook de blog over de angst om door de mand te vallen).

3. Controle is je veilige haven.
   Delegeren betekent dat je een stukje van de regie uit handen geeft. En als je gewend bent alles zelf te regelen, voelt dat ongemakkelijk.

4. Het lijkt meer werk dan het oplevert.
   "Snel even zelf doen is toch makkelijker dan alles uitleggen?" In eerste instantie misschien wel, maar op de lange termijn werk je jezelf hierdoor alleen maar tegen.

5. Je wilt niet ‘zwak’ lijken.
   Veel mensen zien delegeren als een teken dat ze hun werk niet aankunnen. Onterecht, want delegeren is juist een teken van leiderschap.

   Tip: lees ook de blog “Laag zelfbeeld: wat is het, oorzaak, symptomen en tips”

Herken je jezelf in een van deze punten? Geen paniek. Delegeren kun je leren, en met de volgende 7 tips lukt het je om meer taken los te laten én ruimte voor jezelf te creëren.

1. Maak een lijst van wat je écht zelf moet doen

Niet alles wat op jouw bord ligt, moet door jou worden uitgevoerd. Stel jezelf de vraag: Is dit echt mijn verantwoordelijkheid? Als het antwoord nee is, kijk dan wie in je team dit wél kan oppakken.

Handige oefening: Schrijf al je taken op en verdeel ze in drie categorieën:

• Wat moet ik zelf doen?

• Wat kan ik delegeren?

• Wat kan ik volledig schrappen?

2. Kies de juiste persoon voor de taak

Delegeren gaat makkelijker als je het aan iemand toevertrouwt die de taak goed aankan. Kijk naar de talenten en interesses van je collega’s. Wie heeft de juiste skills, of wie zou er juist iets van kunnen leren? Het helpt als je het niet ziet als ‘afschuiven’, maar als een kans om anderen te laten groeien.

3. Communiceer helder en volledig

Een van de grootste valkuilen bij delegeren is onduidelijke communicatie. Je denkt misschien dat iets vanzelfsprekend is, maar dat is het vaak niet.

Wees specifiek over:

• Wat er moet gebeuren.

• Waarom het belangrijk is.

• Wanneer het af moet zijn.

Vraag de ander om samen te vatten wat jij hebt uitgelegd. Dit voorkomt misverstanden en geeft jou de zekerheid dat de ander het goed begrepen heeft.

4. Accepteer dat het werk anders wordt gedaan

Niemand werkt precies zoals jij. En dat hoeft ook niet. Geef anderen de ruimte om een taak op hun eigen manier uit te voeren. Het kan zijn dat het resultaat anders is dan je had verwacht, maar dat betekent niet automatisch dat het minder goed is.

Tips om dit te oefenen:

• Focus op het einddoel: Stel duidelijke verwachtingen over het resultaat, maar laat de weg ernaartoe los. Als de taak goed wordt afgerond, maakt het niet uit hoe iemand daar is gekomen.

• Oefen met kleine taken: Begin met een taak waar je minder emotioneel aan gehecht bent. Bijvoorbeeld het voorbereiden van een meeting of het versturen van een rapport. Dit helpt je wennen aan het idee dat iemand anders het op zijn manier doet.

• Bekijk het als een leerproces: Vraag na afloop: "Wat ging goed, en wat kunnen we een volgende keer anders doen?" Zo leer je elkaar beter begrijpen en groeit het vertrouwen.

5. Focus op het grote plaatje

Als je blijft hangen in details, wordt delegeren onmogelijk. Vraag jezelf: Is het echt belangrijk hoe iets wordt gedaan, zolang het eindresultaat goed is? Door het grotere geheel in gedachten te houden, wordt het makkelijker om taken los te laten.

6. Geef ruimte én vertrouwen

Het heeft geen zin om iets te delegeren als je vervolgens constant controleert of het goed gaat. Dit noemen we micro-managen, en het werkt alleen maar demotiverend. Plan een paar vaste check-in momenten om te bespreken hoe het gaat, maar laat de ander verder zelf aan de slag gaan.

Hoe geef je ruimte, zonder de controle volledig te verliezen?

• Plan duidelijke check-ins: Bepaal vooraf een paar momenten om de voortgang te bespreken. Bijvoorbeeld halverwege en vlak voor de deadline. Dit voorkomt dat je tussendoor steeds vraagt: "Hoe gaat het?"

• Gebruik de 80%-regel: Geef je collega ruimte om 80% van de taak zelf in te vullen. Alleen als je ziet dat het helemaal de verkeerde kant opgaat, grijp je in.

• Wees beschikbaar voor vragen: Laat weten dat je openstaat voor hulp als ze vastlopen, maar dat je erop vertrouwt dat ze het zelf proberen op te lossen. Zeg bijvoorbeeld: "Laat me weten als je tegen iets aanloopt, dan denken we samen na over een oplossing."

7. Beloon inzet en geef opbouwende feedback

Als je iemand een taak geeft en diegene levert goed werk, laat dat dan weten. Waardering motiveert! En als er iets niet helemaal goed ging? Geef constructieve feedback, zonder de persoon af te branden. Het doel is dat ze groeien in hun rol, niet dat ze bang worden om nog eens iets van je aan te nemen.

Delegeren is niet het probleem, controle loslaten wel

Delegeren vraagt vertrouwen: in je team, maar ook in jezelf. Het kost misschien even tijd om eraan te wennen, maar de voordelen zijn groot. Je creëert ruimte voor de taken die er echt toe doen, en je geeft je collega’s de kans om te groeien.

Vind je loslaten lastig? Loopbaanbegeleiding van Mentaloo kan helpen.
Moeite met het stellen van grenzen of het vertrouwen in anderen? Coaching helpt je om deze patronen te doorbreken en meer rust en balans in je werk te vinden. Plan een vrijblijvende kennismaking en ontdek hoe Mentaloo jou kan ondersteunen. Want werken mag voldoening geven, zonder dat je alles alleen hoeft te dragen.